Privacy Policy 2018

 

Overkwartier van Gelre hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Overkwartier van Gelre houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Overkwartier van Gelre zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Overkwartier van Gelre verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Overkwartier van Gelre de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Titels;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Website;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Bankrekening nummer;
  • Onderzoeksgebied genealogie/historie;
  • Gebruikte genealogische software.

Uw persoonsgegevens worden door Overkwartier van Gelre opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief leden

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Overkwartier van Gelre verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Overkwartier van Gelre de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Overkwartier van Gelre opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Overkwartier van Gelre verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Overkwartier van Gelre de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Overkwartier van Gelre opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Overkwartier van Gelre bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Overkwartier van Gelre van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Secretariaat

Azaleastraat 45

NL-5922 ED Venlo

 

secretaris@overkwartiervangelre.nl

Datenschutzrichtlinie 2018

 

Overkwartier van Gelre legt großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. In dieser Datenschutzrichtlinie möchten wir klare und transparente Information zum Umgang mit personenbezogenen Daten bereitstellen.

 

Wir bemühen uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und gehen daher sorgsam mit personenbezogenen Daten um. Overkwartier van Gelre erfüllt in allen Fällen die geltenden Gesetze und Vorschriften, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung. Dies bedeutet, daß wir mindestens:

  • Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten in Übereinstimmung mit dem Zweck, für den sie bereitgestellt wurden, diese Ziele und die Art der personenbezogenen Daten sind in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben;
  • die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten nur auf diejenige Daten beschränken, die für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, minimal erforderlich sind;
  • um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten, wenn wir sie für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten benötigen;
  • geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen haben, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten;
  • keine persönlichen Daten an andere Parteien weitergeben, es sei denn, dies ist notwendig, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie bereitgestellt wurden;
  • bewußt sein über Ihre Rechte bezüglich Ihrer persönlichen Daten, Sie darauf aufmerksam machen und diese respektieren.

 

Als Overkwartier van Gelre sind wir für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten verantwortlich. Wenn Sie nach dem Lesen unserer Datenschutzrichtlinie oder in einem allgemeineren Sinne Fragen dazu haben oder uns kontaktieren möchten, können Sie dies über die Kontaktdaten am Ende dieses Dokuments tun.

 

Verarbeitung personenbezogener Daten von Vereinsmitgliedern

Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern werden von Overkwartier van Gelre für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Verwaltungszwecke;
  • Umsetzung der Beitrittsvereinbarung.

Die Grundlage für diese personenbezogenen Daten ist:

·         Die Mitgliedschaftsvereinbarung.

Für die obengenannten Zwecke kann Overkwartier van Gelre die folgenden persönlichen Daten von Ihnen anfordern:

  • Name;
  • Titel;
  • Adresse;
  • Postleitzahl;
  • Wohnort;
  • Land;
  • Telefonnummer;
  • E-Mailadresse;
  • Webseite;
  • Geschlecht;
  • Geburtsdatum;
  • Bankkontonummer;
  • Forschungsbereich Genealogie/Historie;
  • Benutzte genealogische Software.

Ihre persönlichen Daten werden von Overkwartier van Gelre für die oben genannte(n) Verarbeitung(en) für folgenden Zeitraum gespeichert:

  • Während der Laufzeit des Vertrags und danach nur in der Finanzverwaltung für maximal 7 Jahre.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Newsletter Abonnenten

Personenbezogene Daten von Newsletter Abonnenten werden von Overkwartier für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Informieren der Person durch Nachrichten.

Die Grundlage für diese personenbezogenen Daten ist:

  • Die Mitgliedschaftsvereinbarung.

Für die obengenannten Zwecke kann Overkwartier van Gelre die folgenden persönlichen Daten von Ihnen anfordern:

  • Vorname;
  • Familienname;
  • E-Mailadresse.

 

Ihre persönlichen Daten werden von Overkwartier van Gelre für die obengenannte(n) Verarbeitung(en) für folgenden Zeitraum gespeichert:

  • Während des Zeitraums in dem man registriert ist

Verarbeitung personenbezogener Daten von Prospekt, Stakeholder-/Lobby Kontakte und/oder Interessierte

Personenbezogene Daten von Prospekt, Stakeholder-/Lobby Kontakten und/oder Interessierte werden von Overkwartier van Gelre für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Bereitstellung von Information in Form von Newsletter und/oder gezielten Kontakten.

Die Grundlage für diese personenbezogenen Daten ist:

  • Mündliche Vereinbarung, Abgabe einer Visitenkarte und/oder über einen Link.

Für die obengenannten Zwecke kann Overkwartier van Gelre die folgenden persönlichen Daten von Ihnen anfordern:

  • Vorname;
  • Familienname;
  • Telefonnummer;
  • E-Mailadresse.

Ihre persönlichen Daten werden von Overkwartier van Gelre für die obengenannte(n) Verarbeitung(en) für folgenden Zeitraum gespeichert:

  • Während des Zeitraums in dem man gesehen wird als Prospekt, Stakeholder-/Lobby Kontakte und/oder Interessierte.

Bereitstellung an Dritte

Wir können die Information, die Sie uns geben, an Dritte weitergeben, wenn dies für die Ausführung der oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Wir verwenden zum Beispiel einen Dritten für:

  • Bereitstellen der Internetumgebung des DSGVO-Programms;
  • Die finanzielle Verwaltung.

Wir geben personenbezogene Daten niemals an andere Parteien weiter, mit denen wir keine Vereinbarung über die Verarbeitung getroffen haben. Mit diesen Parteien (Verarbeitern) treffen wir natürlich die notwendigen Vorkehrungen, um die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus werden wir die von Ihnen zur Verfügung gestellte Information nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben und zulässig. Ein Beispiel dafür ist, daß die Polizei (persönliche) Daten im Rahmen einer Untersuchung bei uns anfordert. In einem solchen Fall müssen wir zusammenarbeiten und sind daher verpflichtet, diese Information zur Verfügung zu stellen. Wir können personenbezogene Daten auch an Dritte weitergeben, wenn Sie uns dies schriftlich gestatten.

 

Innerhalb der EU

Wir stellen keine personenbezogenen Daten an Parteien außerhalb der EU zur Verfügung.

Minderjährige

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Minderjährigen (Personen unter 16 Jahren) nur, wenn die schriftliche Genehmigung des Elternteils, der Betreuungsperson oder des gesetzlichen Vertreters vorliegt.

 

Beibehaltung

Overkwartier van Gelre speichert keine personenbezogenen Daten länger als für den Zweck erforderlich, für den sie gesetzlich vorgesehen oder vorgeschrieben sind.

Security

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor rechtswidriger Verarbeitung zu schützen, beispielsweise haben wir folgende Maßnahmen ergriffen:

  • Alle Personen, die im Namen von Overkwartier van Gelre Ihre Daten zur Kenntnis nehmen, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet;
  • Wir verwenden eine Benutzername und ein Paßwort für alle unsere Systeme;
  • Wir pseudonymisieren und gewährleisten die Verschlüsselung personenbezogener Daten, wenn dafür ein Grund besteht;
  • Wir machen Backups der persönlichen Daten, um diese bei physischen oder technischen Vorfällen wiederherstellen zu können;
  • Wir prüfen und bewerten unsere Maßnahmen regelmäßig;
  • Unsere Mitarbeiter wurden über die Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten informiert.

Rechte bezüglich Ihrer Daten

Sie haben das Recht, die persönlichen Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen. Sie können auch der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten (oder ein Teil davon) widersprechen. Sie haben auch das Recht, die von Ihnen übermittelten Daten von uns an Sie selbst oder im Auftrag von Ihnen direkt an eine andere Partei zu übertragen. Wir können Sie zur Identifikation bitten, bevor wir die obengenannten Anforderungen erfüllen können.

 

Dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Erlaubnis verarbeiten, so haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen.

 

Beschwerde

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, bitten wir Sie, uns direkt zu kontaktieren. Wenn wir uns nicht einigen können, dann ist das natürlich sehr ärgerlich. Sie haben immer das Recht, eine Beschwerde bei der deutschen Datenschutzbehörde einzureichen. Dies ist die Aufsichtsbehörde auf dem Gebiet des Datenschutzes.

 

Fragen

Wenn Sie Fragen oder Kommentare zu unserer Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte!

Kontaktdaten

Sekretariat

Azaleastraat 45

NL-5922 ED Venlo

 

secretaris@overkwartiervangelre.nl